21.12.2009

Snart börjar det

Öppningen av Aalto-universitetet närmar sig. Snart är vi redo att öppna det nya universitetet. Mitt sista blogginlägg för i år är en sammanfattning av vad som har hänt vid vårt nya universitet på sista tiden.

Förberedelserna för Aalto-universitetet har pågått sedan sommaren 2008. Närmare 500 personer från våra tre högskolor och deras intressentgrupper har deltagit i de reformgrupper som svarat för beredningsarbetet. När jag i början av sommaren bekantade mig med det material som framställts under beredningen kunde jag konstatera att arbetet i reformgrupperna har varit grundligt och ambitiöst, i enlighet med Aalto-universitetets ideologi. Materialet gav mig en bild av ett engagerat och entusiastiskt samfund som är redo för förändring och ser det som en stor möjlighet. Reformgruppernas slutrapporter låg till grund för Aaltos första strategiutkast, som överlämnades till undervisningsministeriet i slutet av augusti.

Konkreta åtgärder

Även om Aalto-universitetet inleder sin verksamhet först i början av nästa år har ett flertal konkreta åtgärder redan vidtagits. Arbetet i de s.k. Factories, de gemensamma kunskapsverkstäderna vid Aalto, har redan pågått i över ett år. Vårt första gemensamma forskningsprojekt, AivoAalto, körde igång förra våren och RAE, projektet för utvärdering av forskningen vid universitetet, blev klart på hösten. Nya gemensamma Aaltokurser börjar under denna och följande termin. På många kurser finns tilläggsplatser för att öka rörligheten mellan Aaltos högskolor bland studerandena. För att underlätta strategiarbetet och kommunikationen vid högskolorna har vi inrättat ett gemensamt ledarskapsforum, Aalto Leaders Dialogue. Vid forumets möten har man diskuterat målsättningarna, ledningssystemen och verkställandet av planer vid Aalto-universitetet.

Den viktigaste reformen är karriärsystemet Tenure Track, som träder i kraft nästa år. Andra nyheter för 2010 är de treåriga RAE-bonusarna för de enheter som klarat sig bra i utvärderingen av forskningen, investeringarna i både undervisningens och forskningens IT-infrastruktur samt inledningen av minst ett tvärvetenskapligt temaområde.

Strategin


Vicerektorerna, ekonomichefen, personalchefen och utvecklingschefen har fortsatt arbetet med strategin utgående från de kommentarer som inkommit från studerandena, arbetstagarorganisationerna och högskolorna. Strategin överlämnas till styrelsens avgörande den 18 december, varefter planeringen av verkställandet inleds. I planen för verkställandet av strategin definieras delmålen och vilka resurser som ska allokeras för att uppnå dem mer ingående. På våren utarbetas högskolornas strategiska handlingsplaner. Nästa års budget bygger fortfarande till stor del på detta år. Beslut om de högskolespecifika spetsprojekten inom forskningen och skolornas övriga strategiska projekt fattas efter att högskolornas strategiska handlingsplaner blivit klara nästa vår.

Om serviceorganisationen och rekryteringar

Följande stora ansträngning är planeringen av servicefunktionerna och rekryteringarna i anslutning till detta. I fortsättningen rapporterar alla tjänster med anknytning till forskning och undervisning direkt till antingen vicerektorerna eller rektorn. Målsättningen är en smidig centralförvaltning som fokuserar på att säkra en enhetlig kvalitet i tjänsterna samt en matrisformad organisation där tjänsterna förverkligas på institutionsnivå eller i separata servicecentra. Tjänsterna för den personal som är direkt underställd vicerektorerna, utvecklingschefen, ekonomichefen och personalchefen har ledigförklarats inom organisationen och intervjuer med sökandena pågår. Av tjänsterna på universitetsnivå är tjänsterna som kommunikationschef och IT-chef fortfarande obesatta. För att åtgärda detta har vi anlitat rekryteringskonsulter. Efter att rekryteringarna på universitetsnivå har slutförts har de utsedda personerna till uppgift att bygga upp serviceorganisationen inom det egna området i samverkan med respektive chefer.

Utgångspunkten för organiseringen av tjänsterna och förvaltningen är den akademiska verksamhetens behov och målsättningar. De chefer som svarar för serviceprocesserna och som utses i december¬–januari har till uppgift att föra en nära dialog med representanter för det akademiska samfundet för att den nya serviceorganisationen på bästa möjliga sätt ska främja våra mål att utvecklas till ett av de ledande forskningsuniversiteten i världen inom våra egna verksamhetsområden. Under nästa vår kommer de som redan arbetar med serviceuppgifter vid de andra högskolorna att övergå till den nya organisationen. Någon nedskärning av det totala personalantalet eller utökning av organisationen är inte planerad. Däremot kan en del anställda få en ny arbetsbeskrivning och tjänstgöringsort i samband med förnyelsen. Vårt mål är en kontrollerad förändring som på alla nivåer upplevs som en förbättring, och i samband med överföringarna erbjuder vi alltid den fortbildning som behövs för att kunna sköta de nya arbetsuppgifterna.

Jag önskar er alla en fridfull jul!

26.10.2009

Reseminnen från Seoul och Kyoto

Förra månaden deltog jag i två internationella påverkarforum, International Presidential Forum i Seoul och Science and Technology in Society Forum i Kyoto. Huvudämnen i båda var den bärkraftiga utvecklingen och klimatförändringen, recessionen och hur man klarar sig ur den, samt utvecklingen av innovationssystem.

I Seoul konstaterade man att universiteten i olika länder klarar sig ur recessionen på olika sätt. I Förenta staterna är finansieringsgrunden av hela utbildningssystemet i svårigheter: avkastningen av universitetens eget kapital har rasat, delstaterna sparar av offentliga utgifter och inkomsterna av terminsavgifter minskar på grund av de studerandes ekonomiska svårigheter. I denna situation kan man vara stolt över det att Finland oavsett recessionen satsar på utbildning och forskning för att säkerställa sin framtid efter recessionen.

I Kyoto diskuterade man ojämlikheten mellan länder och områden, när mätare för den bärkraftiga utvecklingen är livsmedelsproduktion, vatten och energi. I behärskning av klimatförändringen ansågs utbildningens och teknologins roll viktig. Samarbetet mellan företagsvärlden och regeringarna erbjöds som lösning för minskningen av de sociala problemen och ojämlikheten. I flera inlägg vädjade man till gemensamt ansvar. Vi har endast ett jordklot.

Den gemensamma utmaningen för utbildningssystemen är säkerställandet av forskning och undervisning av hög kvalitet på alla nivåer. Därutöver bars i konferensens inlägg omsorg om de studerandes intresse i de teknisk-vetenskapliga områden och säkerställandet av en tillräcklig stor mängd studerande till framtidens arbetsområden, som först håller på att bildas. Sambandet mellan forskning och undervisning poängterades i stor utsträckning. I ett av inläggen framfördes till och med att forskningen är värdefull endast för att säkerställa utbildningsutbudet av hög kvalitet.

Utvecklandet av innovationssystemen är alltjämt utmanande. Ingen patentlösning var synlig. Vid möten begrundades, på vems ansvar överföringen av universitetens kunskap till samhällets förfogande ligger. Har industrin och samhället tillräckligt med kunnande som köpare av ny kunskap? Bör universiteten koncentrera sig på ägandet av uppfinningsrättigheter eller främja utnyttjandet av uppfinningar?

Man begrundade även det långa tidsspannet av grundforskning som bedrivs vid universiteten. Tidsspannet mellan den avgörande upptäckten och den därpå baserade innovationen kan vara 100 år. Denna insikt åskådliggör kanske bäst universitetens roll uttryckligen som producent av ny kunskap. Utnyttjandet av kunskap å sin sida förutsätter ett långsiktigt samarbete av många olika aktörer.

Här vid Aalto har vi med en grupp på hundra personer, som leder vårt universitet på olika nivåer, börjat begrundandet av ett för den akademiska världen lämpat ledarskapssystem. Om Aalto Leadership -programmet får du höra mer ännu senare!

18.9.2009

Om förflyttning av personal

Jag besvarar en viktig fråga, som kommit upp spontant.

Det har frågats, varför all personal inte placeras in i Aaltos nya karriärsystem direkt redan under detta år såsom man gör för de ordinarie professorernas del.
Jag förstår situationen, men det är verkligen viktigt att vi skall hinna sätta oss ordentligt in i arbetssituationen för varje enskild person, som skall förflyttas.

Detta förutsätter personliga utvecklingssamtal med överordnade. För att överordnade skall vara à jour med det nya karriärsystemets grunder, kommer vi under hösten att ordna utbildning för överordnade, där karriärsystemets grunder och Aalto-universitetets strategi kommer att begrundas. Om strategin har vi nu fått fram den första versionen, och det måste finnas en möjlighet att ännu diskutera den i skolorna. Enligt min uppskattning kommer vi i strategiarbetet igång med planeringen av strategier på skol- och avdelningsnivå först vid årsskiftet. Som ett viktigt element i detta arbete är utvärderingsresultaten av undersökningen, som blev färdiga för ett par veckor sedan.

Förflyttningen av professorerna är det enda ärendet, som kan genomföras omedelbart. Professorerna är redan med i Tenure-kategorin och de har utvärderats enligt det nya karriärsystemet. För den övriga personalens del behöver vi ännu anvisningar om, vilka grunder som skall gälla för deras förflyttning in i det nya karriärsystemet. Likaså behöver vi strategier för varje enskild skola och avdelning för att kunna placera personalen i enlighet med strategin.

En av karriärsystemets viktigaste målsättningar är, att universitetet förbinder sig till utvecklingen av sin personal och att man på detta sätt kommer ifrån den onda cirkeln av visstidsanställningar. Att åstadkomma denna förändring kommer tyvärr att ta så pass mycket tid, att vi inte kommer att få den klar före årsskiftet. Därefter kommer vi att prioritera förflyttningarna så att situationen för dem med visstidsanställning klarläggs först.

Ännu för klarhetens skull: Även om vi inte hinner förflytta personalen in i de nya karriärsystemen före årsskiftet, sker förflyttningen av allas anställningar till Aalto på de nuvarande villkoren. Vi planerar alltså inga ”provtider” eller uppsägningar för någon personalkategori.

med bästa hälsningar
Tuula

7.9.2009

Nu sätter vi i gång på allvar

När universitetslagens verkställighetslag nu trätt i kraft har vi kommit flera steg närmare igångsättandet av det nya universitetet. Högskolornas styrelser valde i enlighet med universitetslagen, styrelsen för Aalto-universitetet den 14.8., och min roll som rektor fastställdes på Aalto-universitetets styrelsemöte den 17.8.

När vi nu är behöriga, kan vi med krafttag fortsätta planeringen - och snart också genomföra våra planer. Det första strategiutkastet för Aalto-universitetet tillkom som ett resultat av förändringsgruppernas och styrelsens förberedelsearbete som pågått redan under flera månader. Flera delar av strategin har under våren öppnats för samfundets feedback och på detta sätt har man fått värdefulla idéer, kritik och uppmuntran. Jag själv kom med i detta förberedelsearbete den 1.4 och i juli gjorde jag det första utkastet till strategin baserat på förändringsgruppernas slutrapporter. Detta utkast har nu för första gången behandlats i styrelsen, mellan rektorerna samt med studerande, högskolornas styrelser och samarbetsråd. Utkristallisering av strategin pågår hela hösten. Vi har nu påbörjat även diskussioner om det första utkastet till instruktionen och det nya universitetets organisation.

Så här går förberedelsen så småningom över mot verkställande och vi är mer beredda att även fatta beslut. Till att börja med kommer vi att börja genomföra ärenden som måste vara färdiga den 1.1.2010, bl. a överföring av avtal och försäkringar till Aalto-universitetet samt förflyttning av den akademiska personalen till de nya karriärsystemen. För förberedelse av dessa ärenden har förberedelsegrupper utsetts som börjar sitt arbete fredag, den 4.9. Vi har nu en betydande grupp sakkunnigt aaltouniversitetsfolk till stöd, i fattandet av de konkreta besluten.

Målsättningen är att förflyttningen av de ordinarie professorerna skulle vara färdig före slutet av året. All övrig personal förflyttas enligt de nuvarande avtalen vid årsskiftet till Aalto-universitetets tjänst och deras placering in i det nya karriärsystemet genomförs under året 2010.

Efter det att organisationen för Aalto-universitetet blivit säkerställd, rekryteras även ledning, prorektorer och övrig förvaltningspersonal för universitetet. Jag håller just på och intervjuar personer som föreslagits bl. a av de nuvarande högskolornas rektorer till prorektorers uppgifter och processen pågår ännu åtminstone september månad ut, då jag ber om förslag även från andra håll inom universitetet. För förvaltningspersonalens del kommer vi att gå igenom alla interna kandidater men vid behov söker vi sakkunnighet även utanför universitetet.

God fortsättning på den påbörjade hösten!
Tuula

22.6.2009

Just före semestern

Just före semestern fick vi besked om att riksdagen antagit universitetslagen, som väckt mycket diskussion. Vi har fått mandatet av våra riksdagsledamöter att på allvar sätta igång med grundandet av Aalto-universitetet!

Under sommaren kommer vi med styrelsen och ändringsgrupperna att bearbeta organisationen, instruktionen och utvecklingsplanen av vårt nya universitet. På sensommaren kan vi börja diskutera dessa med samfundets gemensamma krafter. Feedbackdiskussionen om det nya universitetets värden har nyligen avslutats, och på sommaren blir det möjligt att analysera även resultaten av denna diskussion.

Jag fick de första resultaten om utvärderingen av undersökningen av panelernas ordföranden på fredag förra veckan. Som saken tillhör, fick vi både ris och ros. Inom forskning har vi många toppenheter, som placerar sig alldeles på den internationella spetsen, men vi behöver ett mera internationellt grepp om vår verksamhet. Resultaten om utvärderingen publiceras i början av september, varefter jag har för avsikt att ha feedbackdiskussioner med enheter, som deltagit i utvärderingen.

Jag har fått rikligt med synpunkter och förslag via olika feedbackkanaler. Det verkar komma mycket frustration över förändringsskedet in i feedbacklådorna. Det är bra, att det finns en kanal för den. Både den positiva och den negativa feedbacken kommer att tas i beaktande i den fortsatta planeringen.

Universitetets nya visuella image väcker känslor både för och emot. Det vinnande förslaget i tävlingen är utgångspunkten, på basis av vilken vår nya logo och hela vår visuella image kommer att planeras – alldeles såsom den är kommer den inte att genomföras. Jag är själv med i vår planeringsgrupp för den visuella imagen och jag är övertygad om att som resultat av arbetet kommer vi att få ett lysande kännetecken för det nya universitetet. En brand består av innehåll, logons och den visuella imagens uppgift är att fastna i minnet för att påminna om vårt unika verksamhetssätt.

Mycket bekymmer tycks väcka anspråkslösheten av de konkreta åtgärderna i detta skede. Om detta kan endast konstateras, att bra planerat är hälften gjort: Före universitetslagens ikraftträdande har vi inte kunnat börja med reformerna. På hösten kan vi och i början av nästa år kan vi på allvar sätta igång med utvecklingsarbetet!

Idétävlingar om forskning och undervisning har varit några av de första konkreta åtgärderna. Ett gemensamt forskningsprojekt, aivoAalto (hjärnAalto), pågår redan och finansiering för flera nya undervisningsplaner har beviljats för hösten. På många viktiga utvecklingsområden – såsom i utbudet av IT-tjänster – är vi i färd med att göra upp en plan om omedelbara åtgärder för att kunna sätta igång med genomförandet redan nästa höst. Jag tror, att färdigställandet av Aalto-universitetets utvecklingsplan och de med den förknippade verkställighetsplanerna i årsskiftet kommer att öka förtroendet därpå, att vi uppriktigt och konkret är i färd med att bygga upp ett ännu bättre gemensamt universitet.

Jag önskar hela Aalto-folket en solig och avkopplande semester!

10.6.2009

Vad tänkte jag på i Indien

Förra veckan tillbringade jag i Indien, där jag var gäst på ett bröllop för en av mina fortbildningsstuderande, som nyligen disputerat. Upplevelsen var omskakande och jag behöver säkert några veckor för att smälta en veckas händelser. Det främsta minnet är de indiska värdarnas oreserverade vänlighet och gästfrihet. Under färden förde vi oavbrutet en livlig och högljudd konversation bl a om våra hemländers historia och nutid, barnuppfostran, utbildning, religioner och fritänkeri, urbaniseringens inverkan, miljöproblem och tillståndet i världen.

Under resan fick jag naturligtvis också insikt om Indiens allt överskuggande pluralism, ett samhälle präglat av många religioner, tiotals olika språk och väldiga sociala och ekonomiska skillnader. Fattigdomen är alltjämt påtaglig, människorna tillbringar sina nätter på gator eller fält, hotellpersonalen vaknar på entréhallens golv och överallt kan mödrar med sina barn ses gå omkring och tigga. Stadsplaneringen är ännu i barnaskorna och trafikkulturen skulle behöva en riktig renässans. Utbildningen är uppskattad och en familj som jag träffade använde 75 % av sina inkomster för utbildning av den enda sonen. Även om grundutbildningen är både obligatorisk och avgiftsfri i Indien, är den högre utbildningen fortfarande dyr och endast inom räckhåll för få. Den med skattemedel genomförda utbildningen i vårt eget samhälle är ett privilegium som man måste ställa sig ansvarsfullt och med respekt till.

Här hemma fortsätter universitetslagens beredning såsom också förberedandet inför Aalto-universitetet. Motiverad av min upplevelse i Indien sätter jag nästa vecka i gång och fortsätter med arbetet för Aalto-universitetets grundande; entusiastiskt, ärelystet och absolut ansvarsfullt, medveten om att vi har en liten men viktig roll i säkerställandet av en bärkraftig utveckling för de kommande generationerna, i Finland och i världen. För oss kunde en gemensam fråga vara: Hur skulle Aalto-universitetet kunna agera för att hjälpa de fattigaste i Indien och i de övriga länderna, till utbildning och forskning?

20.5.2009

Förberedelsen av Aalto-universitetet fortsätter

Enligt grundlagsutskottets utlåtande om universitetslagen kan stiftelseuniversiteten vara grundlagsenliga universitet. Ett stiftelseuniversitet kan ha en extern styrelse och för de privata sektorer som undertecknat stiftelseurkunden tryggas en minoritetsrepresentation i styrelsen. Grundlagsutskottet förutsatte dock att valet av stiftelseuniversitetets styrelse äger rum på grundval av universitetssamfundets egna beslut.

Jag skrev följände internt meddelande om universitetslagen och Aalto-universitetets förberedelsen: "Ändringsprocessen från tre redovisningsämbetsverksuniversitet till Aalto-universitetet förutsätter noggrann förberedelse, som är på god väg. Detta har även stiftelsens grundare – finska staten och de privata sektorerna – vid stiftelsens grundande förutsatt.

Vi borde komma ihåg att Aalto-universitetet är ett pilotprojekt inom den finska universitetsreformen, vid sidan av universiteten i Åbo och Östra Finland, och förberedelser har gjorts i alla dessa enheter för att beredskapen till det lagenliga universitetets påbörjande vid lagens ikraftträdande skall föreligga. I juni 2008 antog riksdagen i sin tilläggsbudget en statlig finansiering på 200 miljoner för Aalto-högskolestiftelsen. Aalto-högskolestiftelsen grundades före handläggningen av universitetslagen för att riksdagen kunde se, vad för slags stiftelse man är i färd med att genom lagstiftning överlåta universitetsuppdragen till. Stiftelsen har redan av forskningens och undervisningens behov skapat förutsättningar för universitetsverksamhetens inledande och utvecklande.

Vi fortsätter planenligt förberedelsen av vårt nya universitet. Aalto-högskolestiftelsen fungerar enligt stiftelselagen och styrelsen fortsätter med förberedelsen ur denna utgångspunkt ända tills universitetslagen träder i kraft. Den mest centrala målsättningen av reformen är att förstärka verksamhetsförutsättningarna för forskning och undervisning samt universitetets ekonomiska och administrativa autonomi".